Nawet prowadząc niewielką działalność gospodarczą warto korzystać z usług biura księgowego. Księgowość jest zwyczajnie zbyt szeroką dziedziną, aby przedsiębiorca miał zajmować się nią w pełni samodzielnie. Jednocześnie ma ona ogromne znaczenie dla każdej firmy.
Oferty biur księgowych takich jak Tax Bonus są obecnie bardzo zróżnicowane. Niektóre z nich są skierowane do większych przedsiębiorstw, inne z kolei skupiają się na współpracy z niewielkimi firmami. Wybór właściwej oferty zależy zatem od naszych konkretnych potrzeb. Istnieje jednak szereg cech i kwestii, na które należy zwracać uwagę w każdym przypadku. Warto więc wiedzieć, czego należy się dowiedzieć i o co powinniśmy zapytać, zanim zdecydujemy się na konkretną ofertę.
Podstawowe warunki współpracy
Umowa z biurem rachunkowym zwykle zawierać będzie wiele szczegółów, mających istotny wpływ na naszą współpracę. Podstawową kwestią jest oczywiście cena. Z jednej strony musimy dowiedzieć się o podstawowe koszta współpracy, ale warto też pamiętać o różnych dodatkowych opłatach. Czasami za wykonanie dodatkowych usług czy czynności również trzeba zapłacić. Dobrze jest zapytać o te kwestie z góry, aby potem nie zostać niemile zaskoczonym.
Warto również dopytać o wszystkie szczegóły dotyczące zakresu usług, z których możemy korzystać. Nie wszystkie oferty mogą obejmować dokładnie te usługi, jakie są potrzebne w naszej działalności gospodarczej.
W przypadku biur zatrudniających większą kadrę warto też ustalić, kto dokładnie będzie zajmował się naszymi sprawami. Dzięki temu możemy z góry poprosić o współpracę z pracownikiem specjalizującym się w dokładnie takich dziedzinach, w jakich prowadzimy naszą działalność.
Ubezpieczenie i rozwiązywanie trudnych sytuacji
Przed podjęciem decyzji o współpracy z konkretnym biurem należy upewnić się, że posiada ono ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Taka polisa może być dla nas jedynym ratunkiem w sytuacji, w której biuro popełni błąd i narazi naszą firmę na straty.
Tego typu trudne sytuacje nie są niestety rzadkością. Nawet przy najlepszym wrażeniu może się okazać, że dane biuro rachunkowe w rzeczywistości nie jest tak profesjonalne i uczciwe, jak się wydawało. Czasami firma korzystająca z jego usług może znaleźć się w związku z tym w bardzo trudnej sytuacji. Błędy w księgowości często mają poważne konsekwencje i mogą nieść ze sobą wielkie straty finansowe. Zdarza się również, że biuro upada lub na różne sposoby unika poniesienia konsekwencji za swoje błędy. W takim przypadku polisa OC jest prawdziwym zbawieniem dla klienta.
Polisa OC działa tutaj tak samo jak obowiązkowe ubezpieczenie dla kierowców. Jeśli posiadacz takiej polisy z własnej winy spowoduje u innych osób jakiekolwiek straty finansowe, ubezpieczyciel musi je pokryć. Posiadanie takiej polisy daje nam pewność, że w razie trudnej sytuacji i pomyłki naszego biura rachunkowego nie zostaniemy z niczym, bez żadnego wsparcia finansowego.
Oczywiście, istnieje wiele problemów jakie można napotkać w czasie współpracy z takim biurem. Warto zapytać, jak rozwiązuje się tu ewentualne spory czy trudne sytuacje. Jest to bardzo ważne, szczególnie jeśli chcemy współpracować z kimś, kto wykazuje się faktycznie dużym profesjonalizmem.
Doświadczenie i kwalifikacje
Jest to jedna z najbardziej oczywistych spraw, choć wielu ludzi zwyczajnie o tym zapomina. Często kierujemy się jedynie zakresem świadczonych usług oraz ceną, nie patrząc na to, jakie tak właściwie kwalifikacje posiada dane biuro rachunkowe i z jakimi klientami miało już okazję współpracować. Tymczasem jest to jedna z tych rzeczy, które mogą wręcz definiować to, jak będzie przebiegała taka współpraca.
Warto zadawać jak najwięcej pytań dotyczących kwalifikacji osób zatrudnionych w biurze, odbytych przez nie kursów czy zdobytych wyróżnień. Takie rzeczy zawsze pokazują że mamy do czynienia z ludźmi, którzy faktycznie znają się na księgowości. Szczególnie ważny w tej branży jest certyfikat księgowy wydawany przez Ministerstwo Finansów. Wprawdzie nie jest on już wymagany do prowadzenia księgowości w firmach, ale tego typu potwierdzenie wciąż stanowi potwierdzenie umiejętności pracowników biura rachunkowego.
Dobrze jest również dowiedzieć się, z jakich narzędzi biuro korzysta w swojej pracy. Szczególnie istotne jest oprogramowanie, bez którego sprawne prowadzenie księgowości jest w zasadzie niemożliwe.
